Не ограничивая круг всех полезных для компании результатов деятельности внутреннего аудита, в этой статье хотелось бы порассуждать об экономической эффективности, т.е. той части вклада внутреннего аудита в работу компании, которая выражается в цифрах. Поговорим об экономическом эффекте как о результате работы внутреннего аудита, а также как элементе KPI службы внутреннего аудита.

Подход находит отклик у заказчика

Как показывает опыт, подход к оценке деятельности внутреннего аудита в части оценки экономической эффективности, несмотря на дискуссионность такого подхода в профессиональном сообществе, широко применяется на практике.

Нужно сказать, что он находит живой отклик у заказчика – собственника бизнеса, совета директоров или комитета по аудиту, поскольку они видят в нем возможность измерить и визуально представить эффект от деятельности внутреннего аудита. Ведь для многих неочевидны иные способы качественной оценки данной функции. Не секрет, что внутренний аудит иногда воспринимается как необходимое поддерживающее подразделение наравне, скажем, с бухгалтерской службой, то есть как центр затрат. Поэтому «оцифровка» всегда более наглядна и понятна.

Что считать экономической эффективностью

Как оценить экономическую эффективность? Что считать эффектом в контексте рассматриваемой темы?

Очевидно, что, поскольку внутренний аудит непосредственно не участвует в управлении бизнесом, торговых операциях, производстве, эффективность его деятельности напрямую связана с внутренним консультированием, результатами аудиторских проверок, осуществлением контрольных функций. Если говорить конкретнее, то в данном контексте эффективность внутреннего аудита – это те результаты в экономическом выражении, которые бизнес получил от внедрения рекомендаций внутреннего аудита.

Здесь важно обратить внимание на два момента:

Во-первых, если выданная рекомендация обеспечивает расчетную прибыль или экономию для бизнеса, но она не внедряется, то усилия внутреннего аудита обесцениваются, и речь об экономической эффективности вести нельзя. Любой аудит, который с достаточной убедительностью выявил потери или резервы для повышения прибыльности, но не повлек изменений, с точки зрения бизнеса, безрезультатен.

Во-вторых, экономическая эффективность аудита существует безотносительно непосредственного участия аудиторов во внедрении предлагаемых изменений. Например, если аудитом была предложена трансформация какого-либо бизнес-процесса, предусматривающая снижение трудозатрат и, как следствие, снижение фонда оплаты труда, тот факт, что модернизацией занимался владелец бизнес-процесса, не ставит под сомнение, что эффект явился в том числе результатом работы внутреннего аудита и итогом внедрения выданных рекомендаций.

Таким образом, экономическая эффективность деятельности внутреннего аудита – это мера оценки двух составляющих успеха: (1) качества выдаваемых рекомендаций, (2) качества мониторинга адекватности управленческих решений на основании рекомендаций внутреннего аудита и качества их претворения в жизнь.

Некоторые прикладные вопросы подсчета

Хотелось бы поделиться мнением о некоторых нюансах подсчета экономического эффекта.

Логически, оцениваемый эффект можно разделить на разовый и длящийся.

Под разовым эффектом понимается единовременное получение бизнесом какой-то дополнительной прибыли или компенсации потерь в результате выявления внутренним аудитом и проведения соответствующих мероприятий по реализации мер реагирования. Таким разовым эффектом может быть, например, выявление некорректного расчета штрафных санкций в отношении покупателя по договору поставки, расчет корректной суммы, выставление клиенту и взыскание недополученных сумм.

С длящимся эффектом немного сложнее. Часто внутренним аудитом выявляются резервы улучшений или недостатки в бизнес-процессах, являющихся основными или по меньшей мере регулярными для бизнеса. Т.е. предлагаемые аудитом изменения в дальнейшем будут влиять на доходы или расходы. Например, на машиностроительном предприятии внутренним аудитом была выявлена схема реализации ликвидных отходов производства (лома цветных металлов) по заниженной цене. После мероприятий по устранению данной неправомерной схемы, была налажена реализация данных активов по рыночной цене, на 40% выше прежней. Будет справедливым в качестве экономической эффективности внутреннего аудита фиксировать дополнительный доход, который предприятие в дальнейшем получает при реализации отходов – т.е. разницу между текущей и прежней ценой реализации, умноженную на объем продаж. Здесь главный вопрос – в течение какого периода фиксировать данный эффект. Думается, это вопрос договоренности с заказчиком. По опыту автора, такой длящийся эффект оценивается в течение действия скорректированной сделки или иного длящегося события, но не дольше 12 месяцев.

Иногда расчет получается индикативным и отчасти условным, в отдельных случаях он не учитывает инфляционные процессы, динамику изменения рыночных цен и другие факторы бизнеса, но для системы оценки экономической эффективности внутреннего аудита точность такого расчета вполне достаточна.

Как уже отмечено выше, обязательно необходимо договориться с заказчиком относительно подхода к расчетам экономической эффективности, сформировать некую «учетную политику» для того, чтобы расчет был прозрачен и не возникало разночтений в оценке. Тем более это важно, если расчет используется в целях оценки выполнения KPI внутреннего аудита.

Экономическая эффективность как часть KPI

Если бизнес во взаимоотношениях с внутренним аудитом оперирует категориями экономической эффективности, закономерным продолжением этого подхода будет отражение соответствующего показателя в KPI службы внутреннего аудита.

По опыту автора, в целях KPI было бы справедливо оперировать не абсолютными значениями расчетного экономического эффекта, а относительно к ФОТ подразделения или к полным накладным расходам на содержание внутреннего аудита.

Ниже представлено, как может выглядеть KPI службы внутреннего аудита в части экономической эффективности:

Ограничения и парадоксы

Важно сказать, что оценка экономической эффективности не может быть единой и безусловной мерой оценки работы внутреннего аудита. Многие аудиторские мероприятия завершаются рекомендациями по оптимизации бизнес-процессов, по внедрению элементов системы внутреннего контроля и зачастую экономический эффект таких изменений оценить сложно. Невозможность подсчета не умаляет значения такой работы. «Однобокий» подход в оценке – желание измерить все результаты работы внутреннего аудита – может привести к искажению роли этой службы и вольно или невольно сместить акцент в ее деятельности на «ловлю блох», что объективно менее важно для заказчика, но может быть легко посчитано.

Также нужно понимать, что оценка экономического эффекта в большей степени характерна для служб внутреннего аудита, ориентированных на операционный аудит, на изучение эффективности бизнес-процессов, а также ревизию. Вряд ли будет правильным требовать экономической эффективности от службы внутреннего аудита, специализирующейся на комплаенс-контролях, чья роль – это предоставление гарантий соответствия, хотя и в этом случае подход применить можно, например, через материальную оценку устраняемых рисков несоответствия.

Нельзя расценивать получение экономического эффекта как статичный показатель эффективности. По опыту можно сказать, что в ходе развития службы внутреннего аудита в компании часто со временем наблюдается снижение расчетных показателей экономической эффективности. Возникает своеобразный парадокс: снижение расчетного экономического эффекта в данном случае свидетельствует не о снижении эффективности внутреннего аудита, а скорее, наоборот, о повышении ее уровня. Объясним: с течением времени, при системном планомерном подходе к оценкам существующих отклонений и резервов для улучшений, при настойчивой работе по инициированию и контролю изменений по выявленным отклонениями, бизнес-процессы и система внутреннего контроля эволюционируют, устраняются наиболее острые (а со временем – и менее существенные) недостатки и отклонения.

Поэтому, если вдуматься, конечная цель функционирования внутреннего аудита – это планомерное снижение до минимума экономического эффекта от проверок того или иного бизнес-процесса. Это подтверждение того, что в какой-то части бизнеса исчерпаны резервы для улучшений и достигнута лучшая практика.

Из опыта можно утверждать, что оценка экономической эффективности деятельности внутреннего аудита особенно интересна на старте внедрения функции внутреннего аудита в бизнесе, либо при смене команды аудита, которая явно не отвечала запросам заказчика. На период становления функции внутреннего аудита расчет эффективности будет индикатором для бизнеса в плане подтверждения верности решения о внедрении аудита, а для службы внутреннего аудита – стимулом для развития, способом демонстрации бизнесу не поддерживающей роли внутреннего аудита, а ее способности увеличить финансовый результат компании, выступить неким «центром прибыли», показать эффект, измеряемый в деньгах.

Эволюция внутреннего аудита, идущая в ногу с развитием информационных систем, и появление новых инструментов аудита также влияют на необходимость «сверки часов» в части подходов к оценке эффективности функции внутреннего аудита. Например, развитие системы непрерывного аудита, направленной преимущественно на предотвращение потерь и оперативное реагирование на отклонения, скорее всего, обеспечит меньший расчетный экономический эффект по сравнению с классическим аудитом. Однако, это не говорит о том, что практика непрерывного аудита менее эффективна, чем классический подход. Здесь тоже своего рода парадокс: когда снижение экономической эффективности не говорит о снижении качества работы внутреннего аудита. Просто более инновационный подход к организации аудита требует иной оценки.

Повторим, что вклад в виде материального экономического эффекта как измеряемая величина – это лишь составляющая часть действительной эффективности и результатов деятельности аудита, причем часть не всегда превалирующая. Доля в общей эффективности функции внутреннего аудита именно экономического эффекта зависит от целей и задач, возлагаемых заказчиком в каждом конкретном бизнесе, от степени зрелости внутреннего аудита и применяемых им методик и инструментов.

И здесь важно найти баланс в оценке эффективности внутреннего аудита для обеспечения конструктивного диалога с заказчиком и сохранения высокой мотивации внутреннего аудита в работе с насущными проблемами и вызовами настоящего момента, пусть даже текущая ситуация требует пересмотра каких-то сложившихся подходов в оценке вклада внутреннего аудита в общее дело. И такой диалог необходимо вести. Например, в практике автора имело место написание меморандумов для заказчика с описанием тенденций развития внутреннего аудита и необходимости изменения существующей парадигмы оценки эффективности внутреннего аудита.

Случай из практики

В ходе аудита закупочной деятельности на металлургическом предприятии команда аудиторов обратила внимание на выплаты предприятием штрафных санкций поставщику за сверхнормативный простой железнодорожных вагонов под выгрузкой при поставке на предприятие одной из основных номенклатурных позиций – песка формовочного (используется для изготовления форм при литье). Штрафы составляли значительную сумму – увеличивали стоимость привлечения железнодорожного транспорта по году на 10% и фиксировались в основном в зимний период.

Дальнейшей проверкой установлено, что задержка выгрузки прибывающих вагонов и соответствующие потери в виде штрафов являются следствием воздействия совокупности нескольких факторов:

1. Полигон разгрузки и схема дальнейшей перевалки песка на предприятии имеет ограничение по количеству разгружаемых вагонов – не более четырех вагонов в сутки ввиду заполнения мест выгрузки. При этом поставки осуществляются не циклично – партиями по 5-10 вагонов ввиду особенностей логистики поставщика.
2. Имеют место регулярные аварийные остановки оборудования для выгрузки – грейфера – ввиду его физического износа.
3. Для доставки песка используются полувагоны (вагоны без крыши), по пути следования в зимний период происходит намокание и смерзание песка в вагоне, что предполагает длительные мероприятия по оттаиванию вагона перед выгрузкой.

При изучении проблемы внутренним аудиторам были предоставлены данные о том, что предприятием инициирована реализация инвестиционного проекта для снижения себестоимости доставки формовочного песка. Инвестиционный проект предполагал переход на другой тип вагонов – на вагоны-хопперы, что требовало строительства эстакады и кессонов для нижней разгрузки, однако, по расчетам руководства предприятия, исключало проблему смерзания песка в зимний период, а саморазгрузка устраняла риски, связанные с поломками грейфера.

Казалось бы, решение проблемы предприятием уже найдено.

Однако внутренние аудиторы поставили под сомнение эффективность решений, связанных в целом с описанной схемой поставки формовочного песка. Были сделаны расчеты, которые свидетельствовали о том, что при перевозке на имевшее место короткое плечо доставки – 400 км, привлечение железнодорожного транспорта в принципе необоснованно, альтернативный способ доставки песка – с использованием автомобилей-самосвалов – был дешевле. При этом автомобильная доставка не сопряжена с дополнительными расходами и трудозатратами по оттаиванию, выгрузке, очистке, подаче-уборке вагонов, может быть обеспечена с заданной цикличностью и исключает потери предприятия в виде штрафов за простой вагонов.

По итогам выполнения рекомендаций аудиторов предприятие перешло на доставку песка автотранспортом, что сформировало кумулятивный экономический эффект в виде:

• снижения стоимости доставки одной из основных номенклатур закупки предприятия и исключения дополнительных расходов, связанных с оборотом железнодорожного транспорта;
• исключения непроизводительных потерь в виде штрафных санкций;
• экономии инвестиционных фондов за счет отказа от проекта по возведению эстакады и кессонов для приема вагонов-хопперов.

Автор: Алексей Стефатов, CIA¹, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»²

________________________________________________________

1 Certified Internal Auditor (Дипломированный внутренний аудитор).

2 Ассоциация «Институт внутренних аудиторов» (Ассоциация «ИВА»), зарегистрированная в 2000 г., является профессиональным объединением более чем 4000 внутренних аудиторов, внутренних контролеров и работников других контрольных подразделений российских компаний и организаций. Подробности на сайте www.iia-ru.ru

Источник: Audit-it.ru